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Wann und wie muss der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erteilen?

Für jeden Arbeitnehmer ist es eine Freude am Ende des Monats seinen Gehaltseingang auf seinem Konto zu sehen. Die dazugehörige Lohnabrechnung ist für viele nur eine Nebensächlichkeit, weshalb sich viele Arbeitnehmer wenig Gedanken über sie machen. Andererseits tauchen doch viele Fragen auf, gerade in Bezug auf die Erteilung der Lohnabrechnung in elektronischer Form. Diese haben in letzter Zeit eine so große Zahl angenommen, dass sich die Gerichte in vielen Urteilen mit den dazugehörigen Fragen auseinandersetzen mussten. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die unscheinbare Lohnabrechnung.

I. Pflicht zur Erteilung der Lohnabrechnung

Der Arbeitgeber ist nach § 108 Absatz 1 GewO zur Erteilung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Danach muss sie dem Arbeitnehmer in T extform erteilt werden. Diese grundsätzlich statuierte Pflicht des Arbeitgebers zur Erteilung einer Lohnabrechnung kann jedoch nach § 108 Absatz 2 GewO entfallen, wenn sich die Angaben der Lohnabrechnung gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Unter die benötigte Änderung fällt jede noch so geringfügige Abweichung gegenüber der vorherigen Lohnabrechnung. So kann sich die gesetzliche Höhe der Steuern oder der Sozialversicherungsbeiträge ändern. Aber auch die Zahlung einer Gratifikation für den Urlaub oder am Jahresende sind als Änderungen anzusehen. Auf die Ursachen der Änderung ist allerdings nicht abzustellen.

II. Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung auch bei einmaliger Änderung?

Ändert sich jedoch nur einmalig etwas an der Lohnabrechnung kommt die Frage auf, welche Lohnabrechnungen aufgrund der Regelung in § 108 Absatz 2 GewO zu erteilen sind. Dazu gibt es verschiedene Ansätze:

Zum einen besteht die Möglichkeit die Lohnabrechnung aufgrund der eintretenden Änderung, sowie die darauffolgende, wieder regulär ausfallende Lohnabrechnung zu erteilen.

Zum anderen könne in der geänderten Lohnabrechnung auch der Hinweis erfolgen, dass die dieser Lohnabrechnung nachfolgenden Abrechnungen wieder wie die vorherigen Abrechnungen ausfallen und deshalb nicht erteilt werden. Dazu ein Beispiel: Wird im Dezember eine Gratifikation gezahlt besteht die Pflicht aufgrund der Änderung eine Lohnabrechnung zu erteilen. Im November und Januar ändert sich sonst nichts. Dementsprechend kann der Arbeitgeber auf der Abrechnung vom Dezember den Vermerk einfügen: "ab Januar wie bisher November". Dadurch würden unnötige Wiederholungen erspart.

III. Erteilung in elektronischer Form

Aufgrund des technischen Fortschritts und im Sinne des Umweltschutzes stellen viele Arbeitgeber auf die elektronische Erteilung der Lohnabrechnung um. Dazu nutzen manche den Versand per E-Mail oder ein eigenständiges, möglicherweise betriebsinternes Portal.

Diese Versandart entspricht grundsätzlich auch den Anforderungen an § 108 Absatz 1 GewO, der lediglich die Erteilung in Textform vorgibt. Die Textform ist in § 126b BGB geregelt, wobei die Lohnabrechnung demnach nur als lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden muss. Dies ist durch den Ausdruck als Textdokument oder auch durch die elektronische Speicherung auf einem Online-Portal gewährt, solange der Arbeitnehmer die Lohnabrechnung dort für einen angemessenen Zeitraum abspeichern oder aufbewahren kann, sowie einen eigenen Zugang zu diesen hat.

Für die Nutzung der elektronischen Übermittlung ist jedoch die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Dies entschied das Landesarbeitsgericht Hamm in einem neuen Urteil vom 23.09.2021. Der Grund dafür liegt darin, dass der Arbeitgeber nach § 108 GewO zur Erteilung der Lohnabrechnung verpflichtet ist, dies aber auch den Zugang der Lohnabrechnung beim Arbeitnehmer erfordere. Deshalb muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung so versenden, dass der Arbeitnehmer diese unter gewöhnlichen Umständen zur Kenntnis nehmen kann. Dies sei bei einem elektronischen Versand nur der Fall, wenn der Arbeitnehmer sein Einverständnis zu dieser Versandart ausdrücklich oder konkludent erklärte.

Erklärt der Arbeitnehmer sein Einverständnis nicht, so kann der Arbeitgeber die elektronische Versandart nicht wirksam nutzen. Erteilt der Arbeitgeber die Lohnabrechnung dennoch in elektronischer Form, hat er seine Pflicht nicht wirksam erfüllt. Der Arbeitnehmer kann deshalb immer noch eine Lohnabrechnung bei ihm verlangen. Dies gilt so lange, bis der Zugang beim Arbeitnehmer erfolgt ist, sprich bis er einen Ausdruck der Lohnabrechnung erhalten hat. Damit ist festzuhalten, dass bei einem Widerspruch oder einem nicht erteilten Einverständnis zur elektronischen Übermittlung die Lohnabrechnung in Papierform übermittelt werden muss.

Ansonsten gelten für die Verwendung der elektronischen Versandwege die gleichen Regelungen wie für die Nutzung der Papierform.

IV. Fazit

Der Arbeitgeber ist gemäß § 108 Absatz 1 GewO grundsätzlich zur Erteilung der Lohnabrechnung verpflichtet. Er muss jedoch nur diejenigen Lohnabrechnungen erteilen, bei denen sich eine Änderung zur vorhergehenden ergeben hat. Bei einer einmaligen Änderung kann der Arbeitgeber durch einen entsprechenden Hinweis, alle nach der Änderung wieder regulär erteilten Lohnabrechnungen nach § 108 Absatz 2 GewO unausgefertigt lassen. Bei der elektronischen Versandart ist auf die Zustimmung des Arbeitnehmers zu achten. Erteilt der Arbeitnehmer diese nicht, muss der Arbeitgeber auf die Nutzung der elektronische Versandart verzichten und dem jeweiligen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung in ausgedruckter Form überlassen.

Bickenbach, den 24.06.2022